Cases

Project | OV oplossing voor Dienstreizen

De gemeente Maastricht zocht een oplossing om zakelijk reizen met de ov-chipkaart ...

De gemeente Maastricht zocht een oplossing om zakelijk reizen met de ov-chipkaart mogelijk te maken. De gemeente wilde haar medewerkers een mobiliteitskaart ter beschikking stellen, zodat medewerkers geen reiskosten hoefden voor te schieten en het gebruik van OV kon worden gestimuleerd. Aan de uitgifte van een OV-kaart werden een aantal eisen gesteld om misbruik te voorkomen en het verantwoordingsproces eenvoudiger en effectiever te maken.

 

Uitdaging
Specifieke reisrechten voor dienstreizen verstrekken is op zich geen grote opgave. De uitdaging die de gemeente ons voorhield was hoe je een mobiliteitskaart beschikbaar kon stellen aan een groep van 1.500 reizigers zonder iedereen van een eigen pas te voorzien. Daarnaast moest de uitgifte en de dienstverlening op de kaart aansluiten bij de bestaande processen van aanvraag, bevestiging en rapportage van zakelijke dienstreizen, zoals dat voorheen plaatsvond met papieren kaartjes.

 

Oplossing
Regiecentrale heeft het bestaande proces van aanvraag, goedkeuring en verantwoording van dienstreizen vertaald naar een deelkaart op een anonieme zakelijke OV-chipkaart. Online kan iedere werknemer een kaart aanvragen voor een dienstreis. Centraal vind er goedkeuring plaats op de legitimiteit en de kostenpost. De kaart kan na reservering opgehaald worden bij een tiental verschillende uitgiftepunten door de stad heen. Vanuit het systeem vindt automatisch controle plaats op het tijdig terugbrengen van de OV-chipkaart. Gebruikers ontvangen op de einddatum een mail met het verzoek om de kaart te retourneren. Wordt hier geen gehoor aan gegeven dan volgt een reminder. Alle dienstreizen op de anonieme OV-chipkaarten zijn door het reserveringssysteem gekoppeld aan een persoon en een afdeling. Op ieder gewenst moment kan per kostenplaats of afdeling gerapporteerd worden door wie, hoe vaak en voor welke bedragen gereisd is. De rapportage bevat tevens een btw specificatie voor het terugvorderen van btw. Door de inzet van het ‘deelkaartconcept’ is definitief afscheid genomen van de interne uitgifte van de losse kaartjesautomaat en zijn declaraties verleden tijd.

 

Bijzonder
Het uitgiftepunt verdiende veel aandacht. Anders dan voorheen met de papieren kaartjes die werden afgehaald, moeten de ov-deelkaarten teruggebracht worden na gebruik. Het uitgiftepunt werd daardoor ook een inleverpunt. Het systeem is zo ingericht dat de kaart onafhankelijk van het uitgiftepunt bij ieder willekeurig inleverpunt kan worden teruggegeven. Regiecentrale is de eerste aanbieder, die in afstemming met TLS, een zakelijke ov-chipkaart als deelkaart kan aanbieden.

 

“Regiecentrale heeft actief meegedacht aan de door ons gewenste oplossing. Geen standaardproduct, maar maatwerk dat aansluit op onze bestaande werkwijze.”