Cases

Project | Backoffice en Servicedesk Utrecht Bereikbaar

Inrichten, operationaliseren en optimaliseren van grootschalige pasuitgifte

In 2007 ging Utrecht ‘op slot’. Op de grote corridors om Utrecht, maar ook op het onderliggend wegennet werden grootschalige infrastructurele aanpassingen verricht. De overlast van de werkzaamheden was groot. Als reactie hierop werd Utrecht Bereikbaar opgericht door Rijkswaterstaat, provincie, KvK en VNO-NCW. Doel was de overlast tot een minimum te beperken. Gedurende de werkzaamheden konden werkgevers hun werknemers een ov-kaart verstrekken tegen een vast aantrekkelijk tarief; de Utrecht Bereikbaar pas.
 

Uitdaging
Voorwaarde voor afname van de passen was bedrijfsbrede afname. Een collectief aanbod was de eerste in zijn soort. Daarbij was de omvang van het project er één die niet eerder was vertoond. De missie was om jaarlijks minimaal 20.000 reizigers/kaarthouders te bedienen, waarvan er dagelijks minimaal 20% gebruik maakten om zo de doelstelling van 4.000 spitsmijdingen te behalen.

Regiecentrale is gevraagd het aanbod te definiëren. Welke faciliteiten moet je op de kaart aanbieden om een dergelijk ambitieuze doelstelling te behalen? En wat mag die kaart kosten? Hoe sluiten we een inkoopovereenkomst op zo’n innovatief kaartproduct met de vervoersbedrijven? Uitdaging daarbij was kannibalisatie te voorkomen op de huidige OV reizigers.

 

Oplossing
Samen met de vervoerder werd een inschatting gemaakt van het te verwachten gebruik van de collectieve kaart. Op basis hiervan werd een scherpe tariefstelling van 75 euro per jaar vastgesteld (15% van reguliere tarief). Voorwaarde was wel dat de werkgever de pas voor alle werknemers moest afnemen. Zo hebben medewerkers een ‘achterzakoplossing’ voor het geval de file ze te veel wordt. Het gebruik van het openbaar vervoer werd op die wijze laagdrempelig gemaakt. Om mensen zo veel mogelijk te faciliteren in een alternatief voor de file werd de mobiliteitskaart uitgebreid met OV-fiets, parkeren bij P+R en wegrestaurants, toegang tot snelwegbussen.
De uitgifte van de strikt persoonsgebonden kaarten, met pasfoto, NAW gegevens vereiste een strak salesproces en een dataverzamelingsproces. Na ondertekening van de afname-overeenkomst werd doro Regiecentrale een contractportal geopend, waarin de werkgever kaarten kon aanvragen en jaarlijks verlengen/beëindigen. Met foto uploaders, pasfoto sessies en fysieke aanmeldpunten konden werknemers de gegevens verstrekken om de pas aan te vragen en werkgevers de aanvragen valideren.

 

Bijzonder
Het creëren van de kaartpropositie in samenwerking met de vervoerder was een bijzondere exercitie. Het activeren van de faciliteiten op de kaart, het beheer van de transactiegegevens, de facturatie en reverse billing naar vervoerders maakten de UB-pas een businesscard avant la lettre. De vereiste backoffice en de servicedesk die op die schaal kaarten konden uitgeven en beheren waren een specialisme van Regiecentrale, waarmee de basis is gelegd voor de huidige systemen en services.
 

“De efficiency in de operatie maakt het mogelijk in korte tijd 700 werkgevers en 20.000 werknemers van een UB-kaart te voorzien.”
Rob Soeters – projectleider Utrecht Bereikbaar